Double saisie : comptez-la avant d'acheter un logiciel.

Un client vous appelle. Vous notez son nom et son adresse sur un carnet. Vous les retapez dans le devis. Vous les retapez dans la facture. Vous les retapez dans le tableur de suivi. Puis dans le carnet d'adresses du téléphone, parce que c'est plus pratique pour le rappeler.

Cinq fois la même information. Personne ne l'a jamais compté, et c'est bien le problème.

Le coût qui n'apparaît nulle part

La double saisie ne figure sur aucune ligne de votre comptabilité. Elle ne coûte pas d'argent : elle coûte des minutes, prélevées partout, à des moments où vous ne les voyez pas passer. Quatre-vingt-dix secondes ici, deux minutes là, jamais assez pour vous arrêter et vous dire que quelque chose ne va pas.

Et elle a un second effet, plus sournois. Chaque ressaisie est une occasion de se tromper. Un chiffre inversé dans un numéro de téléphone, un accent oublié dans un nom, une adresse mise à jour à un endroit et pas à l'autre. Vous vous retrouvez avec trois versions du même client, et plus aucune n'est fiable.

On ne perd pas son temps sur les grosses tâches. On le perd sur les petites, répétées.

L'inventaire, une demi-heure

Avant de parler d'outil, il faut savoir ce qu'on répare. La méthode tient sur une feuille.

• Prenez une journée normale. Pas une journée de rush, pas une journée creuse. Une journée ordinaire.
• À chaque fois que vous tapez une information que vous aviez déjà quelque part, notez trois choses : quelle information, d'où elle venait, où elle allait. Une ligne, dix secondes.
• Le soir, regroupez. Vous allez voir apparaître trois ou quatre trajets qui reviennent tout le temps. Ce sont eux qui vous coûtent, pas la totalité de la liste.
• Estimez. Pour chacun de ces trajets, combien de fois par semaine, et combien de minutes à chaque fois ? Multipliez par quarante-six semaines. Le chiffre qui sort est en général plus gros que ce à quoi vous vous attendiez.

Cet inventaire ne demande aucun outil et personne ne peut le faire à votre place.

Trois familles, trois réponses différentes

Il y a d'abord la saisie recopiée d'un support vers un autre, du carnet vers le devis, du mail vers le tableur. C'est la plus fréquente et la plus simple à traiter : il manque un point d'entrée unique, pas un logiciel.

Vient ensuite celle qui circule entre deux outils que vous avez déjà, votre agenda et votre facturation, votre boîte mail et votre tableur. Là, souvent, les deux outils savent se parler et personne ne l'a jamais branché. Cherchez leurs fonctions d'import, d'export ou de connexion avant d'acheter quoi que ce soit ; c'est exactement ce que fait un scénario d'automatisation, et c'est souvent l'affaire d'une journée.

Reste celle qui n'existe que parce que votre organisation est particulière : trois espaces différents pour trois types d'interlocuteurs, un suivi de chantier qui doit remonter au client sans passer par vous. Aucun logiciel du marché ne colle, parce qu'aucun n'a été pensé pour votre métier. C'est la seule famille qui justifie un outil sur-mesure.

Ce que je vous déconseille

Acheter un logiciel avant d'avoir fait l'inventaire. Vous risquez de payer un abonnement mensuel pour résoudre un problème de quatre minutes par semaine, et d'ajouter un quatrième endroit où l'information doit être saisie.

Automatiser une tâche que vous devriez supprimer. Certaines ressaisies existent parce qu'on a toujours fait comme ça. La question précède l'outil : est-ce que quelqu'un lit vraiment ce tableau ?

L'automatisation a une frontière

Elle est simple à tenir, et elle vaut pour tout : on automatise ce qui est mécanique et vérifiable, recopier, calculer, classer, rappeler une échéance. On garde à la main ce qui engage votre nom : le conseil, la relation, ce que vous publiez.

Automatiser la saisie d'une adresse, personne ne vous le reprochera. Automatiser votre parole, si. C'est aussi pour cela qu'un assistant installé sur un site doit savoir répondre sur les horaires et prendre un contact, mais passer la main dès qu'on lui demande un engagement.

Par où commencer lundi

Faites l'inventaire. Une journée, une feuille, dix secondes par ligne.

Si vous trouvez moins de deux trajets répétés, tant mieux : votre organisation tient, gardez votre argent. Si vous en trouvez cinq ou six, vous venez de chiffrer un problème que vous portiez sans le voir, et il devient possible d'en parler sérieusement.

Questions fréquentes

Comment savoir si je perds du temps en double saisie ?

Pendant une journée ordinaire, notez chaque fois que vous tapez une information déjà présente ailleurs : laquelle, d'où elle venait, où elle allait. Le soir, trois ou quatre trajets reviendront. Multipliez leur fréquence par 46 semaines.

Faut-il un logiciel sur-mesure pour supprimer la double saisie ?

Pas toujours. Dans la plupart des cas il manque un point d'entrée unique, ou une connexion entre deux outils déjà en place. Le sur-mesure ne se justifie que si votre organisation est trop particulière pour les outils du marché.

Que peut-on automatiser sans risque dans une petite entreprise ?

Tout ce qui est mécanique et vérifiable : recopier une donnée, calculer, classer, rappeler une échéance. Ce qui engage votre nom, comme le conseil ou ce que vous publiez, se garde à la main.

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